Nicht selten entwickeln sich Kommunikations- und Kollaborationssysteme zu riesigen Datendepots, deren Inhalte eher an eine Dokumentenablage erinnern. Participate dagegen richtet seinen Fokus auf das tatsächliche Wertpotenzial von Inhalten: die Menschen dahinter. Die vielfältigen Möglichkeiten dieses Systems eröffnen seinen Nutzern verschiedenste Formen der Interaktion und Kooperation. Eines der Kernelemente ist Participates Workspace. Hierbei wird Nutzern die einzigartige Möglichkeit gegeben, zeitnah ein virtuelles Mitarbeiterteam, bestehend aus den qualifiziertesten und kompetentesten Köpfen ihrer Organisation, zusammenzustellen, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Darüber hinaus gewährleistet Participates Workspace die Kommunikation zwischen Teilnehmern mittels einer Email-Benachrichtigungsplattform. Inhaber des Workspace erhalten zusätzlich die Möglichkeit einer effizienten Aufgabenverteilung, die zu einer fristgerechten Erbringung von Leistungen und Services beiträgt.
Participates Workspaces bieten den Mitarbeitern Ihrer Teams ein breites Spektrum an Maßnahmen für ein erfolgreiches, produktives Interagieren, Kooperieren und Kommunizieren. Nur drei einfache Schritte sind für den Prozess der Erstellung eines Workspace erforderlich:
1. Definieren Sie das Ziel bzw. den Ablaufplan des betreffenden Projektes und entscheiden Sie, welcher Zugriffsstatus - öffentlich oder privat - etabliert werden muss.
2. Treffen Sie eine Auswahl bezüglich aller Mitarbeiter, die an diesem Projekt beteiligt werden sollen.
3. Legen Sie fest, welche Personen an den verschiedenen Aktivitäten teilhaben sollen, indem Sie z.B. im Rahmen des Workspace ein Forum organisieren, welches u.a. Brainstorming-Sessions zur Ideenentwicklung, einen Blog für den Austausch von Erfahrungen und Informationen oder ein Wiki zur kollektiven Contentredaktion nutzen.
Workspaces gewährleisten ein flexibles, nutzerfreundliches kollaboratives System, das in einer Vielzahl unterschiedlicher Anwendungsszenarien eingesetzt werden kann:
- Beratungsunternehmen haben die Möglichkeit, ein virtuelles Team zusammenzustellen, dessen primäre Aufgabe die Lösung kundenspezifischer Fragen im Bereich Implementierung ist, wobei alle Teilnehmer sowohl an Aspekten der Projektplanung als auch an sämtlichen damit verbundenen Aktivitäten gemeinschaftlich arbeiten können. Darüber hinaus können neue, innovative Ideen gemeinsam diskutiert und Problemlösungen herbeigeführt werden. Daten, welche den Team-internen Entscheidungen zugrunde liegen, bleiben gesichert und abrufbereit, während der Status einer beliebigen Implementation erfasst wird, und sowohl für Teammitglieder als auch für externe Gruppen, wie bspw. Businesspartner etc., einsehbar ist.
- Vertriebsteams haben die Chance, einen Workspace so zu erstellen und zu konfigurieren, dass Anfragen bezüglich Ausschreibungen kollektiv bearbeitet und beantwortet werden können. Auf diese Weise wird es möglich, die Fachexperten einer Organisation zeitnah und unmittelbar in Ausschreibungsprojekte zu involvieren. Teilaspekte einer Ausschreibung können mit Hilfe von Tasks, dem jeweils qualifiziertesten Experten zugeordnet werden. Nach Beendigung eines Projektes werden die Inhalte des dazugehörigen Workspace gespeichert, wodurch Wissenskapital bewahrt und für zukünftige Ausschreibungsprojekte nutzbar gemacht wird.
- Für Marketingabteilungen ist Workspace besonders wertvoll, um virtuelle Nutzerkonferenzen anzubieten. Keynote und andere Präsentationsmethoden können hierbei zur Anwendung kommen, ebenso wie Diskussionen am virtuellen Runden Tisch und Birds-of-a-Feather– Sessions, mit dem Ziel, Feedback und Ideen der Kunden zu sammeln und auszuwerten. Die Kunden sind darüber hinaus eigenständig in der Lage, Arbeitsbeziehungen und Kontakte aufzubauen und mittels Networking effektiv zu nutzen. Doch die hier genannten virtuellen Möglichkeiten führen nicht nur zu einer signifikanten Kostenersparnis. Sie sorgen auch dafür, dass die Anzahl der Teilnehmer nicht begrenzt werden muss. Selbst vielbeschäftigten Führungskräften mit eng bemessenen Terminspielräumen bietet Workspace genügend Flexibilität, um ausgewählten Sessions beiwohnen zu können.
- Trainer und Schulungsexperten haben durch die Unterstützung von Workspace die Möglichkeit, formelle Trainingsprogramme mit praktischen, auf Erfahrungswerten beruhenden, Übungsreihen zu vervollkommnen. So können bspw. innerhalb eines virtuell erstellten Musterszenarios Teilnehmer aufgefordert werden, entweder miteinander zu kooperieren oder individuell zu agieren, um Problemlösungen zu finden und Ergebnisse im Team zu diskutieren und auszuwerten. Der besondere Fokus auf praxisorientierte Methoden der Zusammenarbeit ermöglicht wechselseitiges Lernen innerhalb der Gruppe bzw. innerhalb des Teams. Darüber hinaus werden sämtliche Inhalte und Informationen gespeichert und verfügbar gemacht, damit auch zukünftige Interessenten von diesem Wissenskapital profitieren können.
Participates Task Management System bietet Ihren Mitarbeiterteams die Möglichkeit eines effizienten Zeit- und Auftragsmanagements, basierend auf einer individuellen Zuordnung von Tasks (Aufgaben) an die jeweils kompetentesten Mitarbeiter bzw. Abteilungen. Auch Priorisierungen hinsichtlich Spezifikation, Bereitstellungsfristen und Wichtigkeit von Businesszielen sind elementarer Bestandteil des Systems. Tasks können innerhalb von Workspace so strukturiert werden, dass Aktivitäten entweder Schritt für Schritt für alle Teilnehmer gleichzeitig erläutert oder aber an ausgewählte Personen mit besonderen Qualifikationen und spezieller Expertise delegiert werden. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, Tasks unabhängig von Arbeitsräumen, im Rahmen der Participate-Nutzergemeinschaft zu bearbeiten. So ist es möglich, sicherzustellen, dass wichtige Informationen von Ihren Teams erhalten und verstanden wurden bzw. ein bestimmtes Produkt überwacht und fristgerecht bereitgestellt werden kann. Zusätzlich können externe, am Produktionsprozess beteiligte Personen, mit Hilfe von Checklisten, die das gesamte Spektrum der Inhalte umfassen, Content regelmäßig aktualisieren und für unterschiedliche Zielgruppen aufbereiten.
Der entscheidende Vorteil der Nutzung von Tasks auf der Basis von Participate besteht darin, ein hohes Maß an Bereitschaft zur Team-internen Zusammenarbeit dort zu erzielen, wo diese unbedingt erforderlich ist – im System selbst. Darüber hinaus können innerhalb von Participate Zugriffsrechte an einen beliebigen Nutzerkreis vergeben werden und zwar unabhängig von Qualität und Aktualität der zugrunde liegenden IT-Bedingungen. Organisationsübergreifende Hemmschwellen und Barrieren werden somit problemlos überwunden. Das System verfügt über einen Email-Benachrichtigungsmodus, welcher aktiviert wird, sobald die Zuordnung einer bestimmten Aufgabe erfolgt ist bzw. eine damit verbundene Prozessaktualisierung stattgefunden hat. Auf diese Weise ist sich sowohl die zuordnende, als auch die ausführende Partei, stets über den aktuellen Aufgabenstatus bewusst.
Unabhängig davon, welche der hier genannten, besonderen Eigenschaften von Workspace bzw. Tasks Sie sich im Rahmen der Anwendung von Participate besonders zunutze machen - Sie sollten in jedem Fall sicherstellen, dass die darin enthaltenen Verläufe und Prozesszustände für Sie transparent und nachvollziehbar bleiben. Teammanagern und Führungskräften gewährt Participate die Erstellung detaillierter Dokumentationen. Deren Inhalte werden unterschieden in Aktivitäten, die innerhalb von Workspace stattfinden bzw. dem jeweiligen Aufgabenstatus einer bestimmten Nutzergruppe angehören oder einer durchzuführenden Contentaktualisierung zugrunde liegen. Darüber hinaus erhalten Teilnehmer nützliche Hilfsmittel, die sie beim Verwalten, Sortieren und Priorisieren ihrer individuellen Aufgaben unterstützen.
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